El trabajo virtual y las herramientas tecnológicas han venido evolucionando de la mano en estos últimos años; convirtiéndose en una sociedad que le ha dado muchas ventajas a los freelancers para ser más productivos.
Actualmente, existe un gran número de aplicaciones y herramientas de automatización, gestión y organización que apuntan a la máxima eficiencia del trabajador, ofreciendo recursos que ayudan a tener una jornada de trabajo más efectiva.
Sin irnos demasiado lejos, hace un par de años parecía totalmente imposible que la inteligencia artificial estuviera tan presente en nuestros días de tantas maneras.
Herramientas como ChatGPT o Gemini eran difíciles de concebir hace unos años y ahora están completamente integradas en nuestro día a día por todas las ventajas que ofrecen.
Por ello, en este post hablaremos de aplicaciones y herramientas de automatización y gestión que te ayudarán a convertirte en un mejor freelancer y tener una rutina de trabajo más saludable.
La automatización es una tendencia que busca afianzarse.
Herramientas como Zapier o Make se están abriendo espacio para convertirse en un recurso indispensable para los trabajadores. Sin embargo, aún no alcanzan a ser tan populares, con todo y las grandes virtudes que tienen.
Y es que Zapier tiene como principal característica que te permite automatizar tareas de miles de aplicaciones dentro de una sola. Es decir, puedes integrar el funcionamiento de apps como Slack, Gmail y Google Sheets en un solo ecosistema.
Además, te permite programar y coordinar distintos procesos de forma cronológica. Por ejemplo, puedes transferir automáticamente la información que te envíen en un correo a una hoja de cálculo de Google Sheets, todo de forma automática con Zapier.
El tema con Zapier y el resto de aplicaciones es que requieren cierto tiempo de aprendizaje para comprender todos sus procesos y atajos. En síntesis, es una herramienta que resultará muy familiar para programadores o trabajadores familiarizados con esta área, pero no es tan accesible para freelancers de otros nichos.
Existen alternativas como n8n, IFTTT y Make que están pujando por llegar a lo alto de este sector.
Herramientas de gestión para mejorar tu rutina de trabajo virtual.
Los freelancers, más allá de que no tengan un horario fijo de trabajo, tienen la obligación de cumplir con todas sus asignaciones en el tiempo estimado.
Además, esto es algo que se puede complicar cuando las asignaciones provienen de clientes distintos y tienen hasta diferentes niveles de prioridad.
Las aplicaciones de gestión han nacido para evitar estos contratiempos y permitirle al trabajador tener una rutina mucho más organizada y medida, con todos los elementos muy bien representados visualmente y con una interfaz muy accesible.
Trello, plataforma amigable e ideal para comenzar.
La app más popular de este sector es Trello. Esta herramienta se maneja por una especie de tableros en los que puedes ubicar tus actividades, clasificándolas por prioridad, horarios de entrega, clientes y más.
Desde el aspecto visual, Trello apunta por una experiencia muy clara y entendible para nuevos usuarios. Esto ha ayudado a que gane en popularidad por encima de otras, sobre todo por la facilidad que encuentran los trabajadores para controlar su flujo de trabajo.
ClickUp, práctica y sencilla.
Con un approach bastante similar al de Trello, ClickUp ofrece un dashboard editable en el que el trabajador puede gestionar sus actividades de la forma más práctica y personalizable posible.
Además, dentro de las mismas fichas de ClickUp se pueden subdividir las actividades en procesos más cortos, con milestones dinámicos y hasta cronómetro para medir cuánto tardaste en cada paso.
Y si trabajas en equipo, puedes invitar a tus compañeros a tu dashboard y asignarles actividades desde allí mismo, sin la necesidad de descargar una app ni nada por el estilo, directamente desde el navegador.
Notion, optimización a la carta.
Cerramos esta lista de apps de gestión con Notion, una app perfecta para la gestión de documentos, bases de datos y tareas sencillas.
Más allá de sus funciones, el gran aspecto diferencial de Notion es su altísima personalización. Y es que el editor te permite diseñar todo a tu antojo, adaptando cada pantalla de la mejor forma posible para tu proyecto.
Además, han incorporado a la inteligencia artificial para agilizar tareas sencillas de escritura y búsquedas.
Apps para controlar tu tiempo y productividad.
Otro de los pilares de la productividad es la gestión del tiempo. Actualmente, existen demasiados estímulos externos que fácilmente nos pueden distraer al trabajar; y prácticamente todos ellos los tenemos en el móvil.
Procrastinar, entrar a alguna red social o estar atento al nuevo reel de tu artista favorito es algo que, aunque no lo parezca, disminuye muchísimo tu productividad a la hora de trabajar.
Una manera de contrarrestar este fenómeno es con las apps de control del tiempo. Hay herramientas como Toggl Track, RescueTime o Clockify que te permiten controlar cada minuto de tu jornada laboral.
Y es que estas apps no solamente priorizan el tiempo neto de trabajo, sino que también te dan el espacio necesario para descansar, desconectar y recargar energías para seguir en tu rutina.
El método Pomodoro es muy recomendable para mantenerte activo durante tu jornada. Se resume en trabajar por bloques de 25 minutos y tener un bloque de descanso de 5 minutos, repitiendo este proceso hasta terminar tus horas laborables.
Medir tu tiempo te ayudará a saber cuánto tardas en cada asignación, qué aspectos puedes mejorar y cómo enfocar mejor cada día de trabajo.
Beneficios de la automatización y las herramientas de productividad.
- Te permite ahorrar tiempo en procesos sencillos y tener una rutina menos apretada.
- Aumenta el sentido de la responsabilidad y del cumplimiento de plazos.
- Te ayuda a evaluar tu propio rendimiento y establecer tu margen de mejora.
- Mide tu tiempo para emplearlo de la mejor forma posible.
- Recicla tu energía para mantenerte productivo durante todo el día.
Muchas gracias por haber llegado al final del artículo. Te recomiendo leer otros posts del blog de la Academia de Trabajo Virtual para más información sobre cómo ganar dinero desde casa.
No olvides seguirnos en nuestros canales de YouTube, Facebook e Instagram para enterarte de todas nuestras novedades, eventos y cursos gratuitos.
¡Nos vemos en el próximo artículo!
