Cómo usar Trello para organizarte en el trabajo virtual

Si realizas trabajos online desde casa, manejas varios clientes, trabajas con diferentes grupos de trabajo, y a la vez, estás estudiando y planeando tu próximo viaje, es imprescindible estar muy organizado para garantizar cumplir exitosamente con todo. Aprendamos cómo usar Trello para organizarte.

Es por ello que hoy te enseño cómo aprovechar Trello, una de las tantas herramientas que existen para gestión de proyectos, y una de las más fáciles de usar. Trello realiza un seguimiento de todo, desde el panorama general hasta los detalles minuciosos de cualquier tipo de proyecto, de trabajo o personal.

A ti, que buscas trabajos online en las plataformas como asistente virtual, te conviene saber usar esta herramienta, ya que es probable que los clientes te contraten, porque él o ella, necesitan ayuda para organizar su negocio y su vida personal, por lo que esta herramienta te servirá para destacarte sin problemas con tu cliente.

Trello inicialmente está pensado para organizar proyectos de trabajo colaborativo, es decir, proyectos que haces en equipo con más personas, sin embargo, cada vez, son más los usuarios que lo usan a título personal en sus proyectos, no necesariamente que estén relacionados con trabajo.

¿Cómo es la herramienta Trello?

Imagina tener una pizarra en tu casa, llena de coloridos “post-it”, cada “post-it” es una tarea para ti y tu equipo. Ahora imagina que cada una de esos “post-it” tiene imágenes, documentos adjuntos y enlaces de otras fuentes de datos. También hay un espacio para comentar y colaborar con tu equipo. Y finalmente imagina, que puedes llevar esa pizarra a donde quiera que vayas en tu teléfono, y puedes acceder a ella desde cualquier computadora, a través de la web. Eso es Trello.

Trello organiza tus proyectos en tableros, y de un vistazo, te dice en qué estás trabajando, quién está trabajando, en qué y dónde se encuentra algo durante las etapas de tu proyecto. También te permite planificar, organizar y priorizar tus tareas de una manera divertida, flexible e inteligente.

Esta herramienta puede ayudarte a organizar cualquier cosa en tu vida, desde tareas relacionadas con el trabajo remoto, planificar en evento, o incluso planificar tus objetivos de vida a largo plazo.

Lo que debes saber de Trello antes de usarlo.

• Al crearte una cuenta en Trello.com, tienes acceso a su versión gratuita, con algunas limitaciones, sin embargo, no tiene limitaciones en cuanto al número de usuarios, ni al número de tableros que puedas crear. Para quienes se dedican a realizar trabajos desde casa por internet, con la versión gratuita tienen más que suficiente.
• Los tableros son una forma en la que Trello organiza los proyectos, cada proyecto que quieras gestionar en Trello tendrá un tablero creado asignado para él. Dentro de este tablero podrás crear diferentes listas de tareas correspondientes a las diferentes fases o categorías dentro de tu proyecto
• Los Power-Ups son una especie de extensiones que puedes introducir en tu tablero para agregar nuevas funciones o mejoras. Hay Power-Ups de todo tipo, que te permiten crear, por ejemplo encuestas, ideas o tareas que se sincronizan con otro tipo de herramientas, también de gestión de trabajo, y de proyectos, como Slack, Google drive, etc.
• Para proyectos de gran envergadura, que contengan muchas listas, y cada uno muchas tarjetas, te puede ser un poco complicado localizar una en concreto. Como solución, puedes usar las “etiquetas”, que te permiten clasificar o identificar dentro de cada categoría, el tipo de tareas que has creado, asignándole un color y un texto que quieres a esa etiqueta en concreto.
• Por estar pensado Trello para proyectos que realices con equipos de trabajo, incluye varias funciones relativas a la privacidad. Cuándo en el tablero vemos que está marcado como “privado”, solamente los miembros del tablero pueden verlo y editarlo, pero si está “público” cualquier persona con el enlace puede ver tu tablero, y puede verse en Google, por lo que cualquier usuario de Internet encontrará la información que aparezca en este tablero.
• Esta herramienta tiene una aplicación para dispositivos móviles, totalmente gratuita y disponible para iOS y para Android, que se sincroniza totalmente con la información que vayas introduciendo o actualizando en la web. Esto resulta muy cómodo porque si se te ocurre una idea, no tienes que esperar a llegar a la computadora, ni anotarlo en un papel, simplemente busca la app, creas una nota rápidamente, una tarjeta nueva, y allí tienes la idea guardada para desarrollarla en cuando quieras.

Pasos para empezar a usar Trello.

• Crea una cuenta de usuario en su página web: trello.com
• Al crear la cuenta, la herramienta te va guiando paso a paso, por un asistente que te ayuda a crear tu primer tablero y añadir tus primeras tareas.
• En la pantalla principal, le das click al botón de crear tablero nuevo y le colocas el nombre, y selecciona la visibilidad a tu proyecto.
• El menú lateral te da acceso a todas las opciones de personalización y configuración de tu tablero, puedes cambiar el fondo, colocar una foto, o también elegir una imagen de fondo desde la biblioteca disponible.
• Es momento de crear las listas donde estarán contenidas las tareas. Le puedes dar nombres a las listas en función del flujo de trabajo, por ejemplo, “Tareas por hacer”, “Tareas en proceso” y “Tareas culminadas”. Puedes agregar tantas listas como quieras.
• Posteriormente, creamos las tareas o instrucciones específicas, que vienen a hacer las tarjetas que van a estar en cada lista. A las tareas se les puede agregar un nombre, descripción, fecha y hora de inicio y fin, un recordatorio, un adjunto y hasta un checklist de ser necesario. La ventaja de usar las tarjetas, es que las puedes mover de una lista a otra, según el progreso de las tareas. Como ves hay un montón de opciones para cada tarea, todo organizado y bien visible para hacer el seguimiento de tus tareas, ideas o información en tu proyecto.
• Ya puedes crear un equipo. En la parte superior del tablero, haz clic en «Invitar» y selecciona un miembro de tu equipo para añadirlo al tablero. Le puedes poner un nombre a tu equipo y luego añadir miembros, utilizando su correo electrónico, su nombre o un enlace. Desde el momento que esté el equipo creado, todas esas personas tendrán acceso al tablero, se podrán asignar tarjetas a una persona en concreto y cada miembro del equipo sabrá perfectamente a qué tarea se están dedicando los otros miembros del equipo, y habrá total transparencia en cuanto a las formas y a la gestión de tareas.

Como ves, Trello es una aplicación muy completa, muy útil y muy práctica para organizar todo tipo de proyectos, ya sea aplicando el teletrabajo, en contratos de con equipos de trabajo remoto, o en cosas personales, como viajes, o tus estudios. Prácticamente cualquier cosa que se pueda organizar en diferentes fases, y dividir en diferentes tareas es susceptible de organizarse y controlar.
Te aseguro que si aprendes a usar Trello, y eres constante, te convertirás en una persona organizada y mucho más productiva, y ya verás que nunca querrás dejar de usarlo.

Coméntame, ¿ya lo has probado? ¿Conoces otra herramienta para gestión de proyectos? Me encantaría leerte. ¡Hasta pronto!