Herramientas de colaboración online que marcan la diferencia en el trabajo remoto

El trabajo remoto se ha extendido como una modalidad rentable y muy conveniente para trabajar en estos últimos tiempos, ya sea por temas de comodidad o hasta de salario, ya que ofrece oportunidades de trabajo con clientes internacionales de países desarrollados.

No obstante, para ser un excelente trabajador virtual se deben tener a la mano una serie de herramientas que harán que tu día a día sea más fácil. En este caso, nos enfocaremos en los trabajadores que pertenecen a un equipo remoto.

En los equipos remotos debe existir una excelente comunicación para potenciar su rendimiento. Y es que actualmente, no basta únicamente participar en videollamadas cada semana.

De hecho, estas reuniones por videollamada pueden hasta ser contraproducentes si no se gestionan correctamente y si no se utilizan los recursos necesarios para transmitir la información de forma efectiva.

Por ello, en este post hablaremos de esas herramientas de colaboración online que realmente marcan la diferencia en los equipos de trabajo remoto y les hacen descubrir su máximo potencial.

Herramientas de comunicación para el trabajo remoto.

Aunque hay muchas opciones en el mercado, lo realmente fundamental es que se escoja solo un canal de comunicación para el equipo de trabajo, esto evitará confusiones y reunirá a todos en un solo sitio, minimizando las probabilidades de malos entendidos o ausencias. Estas son las mejores herramientas para lograrlo:

Slack, ideal para gestionar grupos.

Esta plataforma de mensajería se ha convertido en la más popular de la actualidad por su practicidad. Puede utilizarse de forma gratuita (aunque limitada) tanto en móviles como en ordenador.

Slack permite reunir a todo el equipo de trabajo en un solo grupo, con múltiples canales que pueden destinarse a cada área de la empresa o cada proyecto concreto de trabajo remoto.

Con un funcionamiento similar a Discord, esta app tiene una interfaz muy intuitiva y fácil de usar, perfecta para comunicar mensajes claros y directos. Además, permite enviar archivos, imágenes y vídeos en sus chats.

Sin dudas, una gran opción para comenzar a gestionar correctamente un equipo de trabajo.

Microsoft Teams, un paquete completo.

Teams es la alternativa de Microsoft para la gestión de grupos y proyectos. Esta aplicación permite gestionar un equipo de trabajo a través de chats, videollamadas dentro de la misma app y está integrada completamente con el paquete de herramientas de Office.

Esta app es muy práctica porque evita el tema de estar pasando enlaces para las reuniones. Al abrirla, todos los miembros del grupo pueden unirse a una llamada de forma inmediata, sin trabas ni incompatibilidades, usando el mismo correo y usuario de Teams.

Lo negativo es que a esta app solo se le puede sacar el máximo provecho si la empresa ha contratado el servicio de Microsoft 365, lo cual supone un gasto para estas gestiones.

Zoom, compañero ideal para videollamadas.

Aunque tiene un límite de tiempo para usuarios gratuitos, Zoom es una herramienta muy fácil de usar que se puede utilizar sin siquiera haber creado una cuenta.

Si no quieres gastar parte de tu presupuesto en Microsoft Teams o alguna app similar, puedes apostar por Zoom para tus videollamadas y reuniones sin ningún problema.

De hecho, una combinación que muchas empresas utilizan es Slack + Zoom, apoyándose en Zoom para la comunicación por videollamada únicamente.

Además, Zoom puede usarse tanto desde teléfonos como en ordenadores, incluso sin la necesidad de instalar el programa en la PC. Si quieres una app confiable para llamadas cortas, esta es la ideal para ti.

Por supuesto, existen otras alternativas gratuitas como Google Meet. Sin embargo, la más práctica y fácil de usar de todas es Zoom.

Herramientas de gestión de proyectos en el trabajo remoto.

Ahora, dejando de lado el tema de la comunicación, también hay empresas que manejan un volumen alto de proyectos con diferentes asignaciones y actividades que cumplir.

Por ello, otro recurso que se puede utilizar son las herramientas de gestión, que agrupan las tareas de una forma muy clara visualmente y muestran todos los pasos a seguir para llegar a los objetivos de cada proyecto.

Asana, un gestor ligero y completo.

Esta plataforma de gestión de proyectos permite crear y asignar tareas a todos los miembros del equipo de trabajo. Además, se puede configurar el tiempo de entrega estimado y la prioridad de la actividad.

De esta manera, cada empleado estará perfectamente enterado de lo que debe hacer. Del mismo modo, tener esta herramienta también facilita las tareas de supervisión para revisar que todos hayan cumplido con su trabajo.

Estas herramientas son una forma de amalgamar todo el trabajo del grupo en un solo sitio. Esto otorga una sensación de progreso, trabajo en equipo y proactividad.

Hay otras opciones como Trello o ClickUp en este nicho. Elijas la que elijas, lo realmente importante es que desgloses los proyectos de la forma más clara posible.

Miro, una pizarra digital.

Si tu equipo de trabajo tiene recurrentes sesiones de brainstorming, entonces Miro puede ser una app que les ayude muchísimo a aumentar su rendimiento.

Miro es una pizarra digital que permite proyectar y visualizar ideas conjuntamente, en un formato muy sencillo que permite que todos los miembros del equipo aporten y estructuren rápidamente sus ideas.

Además, tienes la ventaja de que esta aplicación se puede integrar con Slack y Asana, organizando todo en un solo lugar.

Loom, a veces un vídeo aclara más que una llamada.

Y no podíamos cerrar el post sin hablar de Loom. Esta aplicación te permite grabar la pantalla de tu ordenador y subir tus grabaciones a internet para compartirlas con tus empleados.

El proceso es realmente práctico y también graba la voz por tu micrófono. De esta forma, podrás aclarar cómo realizar una actividad puntual sin la necesidad de reunirlos a todos en una videollamada. A veces es más fácil grabar la pantalla y repasar toda la información sin compartir tu pantalla en vivo.

Esta aplicación es perfecta para procesos de capacitación y reclutamiento de empleados, permitiendo unificar los criterios de todos y enseñar a cada uno de la misma manera, sin errores ni lagunas.

Evita sobrecargarte de herramientas de trabajo remoto.

Sí, por más que las herramientas de trabajo remoto pueden marcar la diferencia y ser muy positivas, tampoco es la idea que las utilices todas a la vez.

De hecho, sobrecargarte de herramientas te hará trabajar de más en vez de ahorrarte trabajo, que es su objetivo principal.

Por ello, nuestra recomendación es que analices lo que necesita tu equipo de trabajo y, basándote en esas necesidades, elijas cuál o cuáles de estas apps utilizar.

Al principio quizá pueda ser un poco tedioso, pero cuando ya estés más familiarizado con todos los procesos; verás la increíble utilidad de estas herramientas y no volverás a soltarlas jamás.

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Muchas gracias por haber llegado al final del artículo. Te recomiendo leer otros posts del blog de la Academia de Trabajo Virtual para más información sobre cómo ganar dinero desde casa.

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¡Nos vemos en el próximo artículo!