Tener una comunicación clara y concisa con los clientes es un punto fundamental para crecer en el trabajo virtual. A diferencia del trabajo presencial, que los mensajes se transmiten directamente entre ambas partes, en el teletrabajo se deben seguir ciertas pautas para garantizar que todo fluya con el ritmo correcto.
Además, la gran diferencia que impone el trabajo virtual es que la comunicación es asíncrona, es decir, trabajador y cliente se envían mensajes sin la necesidad de estar conectados ambos a la vez o responder de inmediato, salvo que sea una situación completamente urgente.
Por ello, en este post hablaremos de 7 estrategias que puedes utilizar para construir una mejor relación comunicativa con tus clientes en Upwork y demás plataformas de empleo remoto, tomando como referencia las recomendaciones de dicha web. ¡Vamos allá!
1. Establecer una conexión humana con el cliente.
Una de las claves para conectar con los clientes es que ellos sientan que entiendes sus problemas y que estás más que dispuesto a solucionarlos. Mostrar una buena disposición desde el primer momento es importante para que el cliente exponga todas sus necesidades y te involucre en el proyecto durante la negociación, para que todo se vaya concretando rápidamente.
Eso sí, deja que sea el cliente el que marque el ritmo. Adapta tu forma de expresarte según como te escriba el cliente, si quiere una conversación formal con palabras técnicas, atiéndelo profesionalmente. Y si prefiere comunicarse de forma informal o más personal, escribe de forma más natural y sin tantos formalismos.
Además, antes de comenzar a negociar, revisa el perfil del cliente en la plataforma. Investiga qué empresa tiene, cuál es su visión y cómo tus habilidades podrían aportar a la mejora de sus proyectos.
- Puedes apoyarte en páginas como LinkedIn para obtener información más detallada de los clientes, sus hobbies o cualquier detalle que te haga conectar con él y ofrecerle tus servicios.
2. Aclara temprano los canales de comunicación.
Para generar una excelente comunicación es importante que definas los canales y aplicaciones que utilizarán para comunicarse. Algunos clientes prefieren apps populares como Telegram o WhatsApp, mientras que otros simplemente se comunican por el chat de Upwork o apps de trabajo como Slack.
Todas las opciones son válidas, siempre y cuando al cliente le parezcan cómodas y puedan recibir los mensajes instantáneamente en caso de urgencia. Eso sí, antes de sugerir comunicarte por otra vía que no sea el chat de Upwork, asegúrate de haber discutido los términos del contrato con el cliente dentro de la plataforma, ya que es una de las condiciones de la web.
- Slack se ha convertido en una app muy popular en el trabajo, sobre todo para gestionar grupos, por las facilidades que brinda para enviar archivos y concentrar todo en un solo sitio.
3. Define los tiempos de entrega y plazos del trabajo virtual.
Al momento de negociar el contrato, enfócate en acordar fechas y límites de entrega que te convengan y sean asequibles para ti. Organiza tus fechas para cumplir con las necesidades del cliente, pero sin la necesidad de sobrecargarte de trabajo. Que exista un equilibrio entre ambas cosas.
Posteriormente, establece la tarifa que estás dispuesto a cobrar por hora, si el empleo es por hora laboral; o lo que cobrarás por culminar todo el proyecto. Lo normal en Upwork es que los clientes asignen ‘milestones‘ u objetivos que van desbloqueando tus pagos de forma progresiva, después de cada entrega o logro importante.
Esto te permite tener un flujo continuo de dinero y también recibir las opiniones del cliente mientras vas trabajando. De esta forma, el cliente sentirá que estás al tanto de sus exigencias y sabrá siempre cómo van marchando sus encargos.
4. Actualiza constantemente al cliente sobre tus avances.
A ti como trabajador te interesa que el cliente confíe en ti y que no exista incertidumbre alrededor de tus labores. Para lograr esto, lo único que tienes que hacer es informarle consistentemente sobre tus avances, para que se sienta incluido en cada fase del proceso de trabajo.
Con un simple párrafo que resuma lo que has hecho en tu día laboral serás capaz de transmitirle seguridad y confianza al cliente. La clave es que tu empleador no sienta ansiedad ni se sienta desconectado del proyecto.
5. Responde con prontitud y profesionalismo al chat.
Uno de los factores que puede definir si eres escogido (o no) para un proyecto es la rapidez con la que respondes una solicitud. En Upwork, los clientes valoran muchísimo el compromiso, la responsabilidad y la prontitud con la que actúan los trabajadores.
Mantén siempre un tono cuidado y profesional en tus Cover Letter y en las primeras conversaciones que tengas con los clientes. Asegúrate de dar una buena primera impresión para arrancar las negociaciones con el pie derecho.
Además, si toca estar en alguna reunión o videollamada, lo mejor es que estés en un lugar libre de ruido. Busca un entorno que transmita paz y profesionalismo, con un micrófono que emita buen sonido y una conexión a internet que te permita hablar sin cortes.
- Utiliza la herramienta de videollamadas del chat de Upwork o apps confiables como Zoom o Google Meet. La idea es que el cliente sienta que tienes todo tu ‘ecosistema’ armado para transmitir esa sensación de experiencia y sobriedad.
6. Ser transparente con el cliente es CLAVE en el trabajo virtual.
En el caso de surgir algún imprevisto o problema, no intentes persuadir al cliente o culparle por tus errores. Al contrario, asume que te has equivocado (si es el caso) y ten como prioridad resolver rápidamente todo lo que te pida.
Cuando surgen este tipo de problemas, los clientes también se enfocan en ver cuál es tu capacidad para resolverlos. Aceptar tu vulnerabilidad y tus fallos, lejos de alejarte del cliente, crearán una relación comercial más humana.
No es necesario ser perfecto, claro está, pero evita cometer errores reiteradamente para no perder la confianza del cliente. Presta siempre atención a todas sus solicitudes y si algo no te queda claro, no dudes en preguntar para que no quede nada al aire.
7. Domina la comunicación asíncrona.
Finalmente, tienes que convertirte en un auténtico maestro de la comunicación asíncrona y clara. Para esto, lo más recomendable es usar viñetas y encabezados en tus escritos para facilitar la legibilidad y el entendimiento del cliente a lo que quieres decir.
Además, si estás haciendo una consulta que requiere de aprobación del cliente, deja siempre al final del mensaje una frase que le motive a responderte y a que sea claro con sus palabras.
Y la última regla de oro, envía mensajes para confirmar la recepción de sus solicitudes. No sabes lo mucho que puede ahorrar un «Recibido, gracias», a la hora de trabajar.
Muchas gracias por haber llegado al final del artículo. Te recomiendo leer otros posts del blog de la Academia de Trabajo Virtual para más información sobre cómo ganar dinero sin salir de casa.
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¡Nos vemos en el próximo artículo!
