Claves para una buena comunicación con tu equipo de trabajo en remoto

Tener una buena comunicación en el trabajo en remoto es fundamental para evitar malos entendidos con compañeros de trabajo y clientes. Mira estas claves para la buena comunicación en remoto.

A pesar de no tener interacciones presenciales, los mensajes y comunicaciones existentes entre un equipo de trabajo son claves para llegar a la consecución de un proyecto sin cometer errores en el camino.

Hay que ser organizado para considerar las funciones de todo el equipo y también saber leer y escuchar para entender las necesidades, disposición y eventualidades de los otros compañeros de trabajo.

Y como este tema es tan importante, para este artículo contaremos con la inmejorable ayuda de Laia Llobet, directora operativa de la Academia de Trabajo Virtual.

Laia es experta en el sector del trabajo virtual y tiene muchísima experiencia en la gestión y dirección de equipos de trabajo; así que es una voz autorizada para ilustrarnos sobre este tema.

Así pues, te dejo con la entrevista y todos los secretos y tips que tiene Laia por contar y para ayudarte a tener una mejor comunicación con tu equipo de trabajo en remoto, con personas de diferentes sitios del planeta.

Claves para tener una buena comunicación y ser un buen Project Manager.

Laia comenta en la entrevista que su cargo dentro de la Academia de Trabajo Virtual se acerca al perfil del Project Manager.

El Project Manager es aquella persona que se encarga de que todo fluya en un grupo de trabajo. En el caso de la Academia, Laia se encarga de que los nuevos cursos y proyectos salgan cuando deben. Además, también supervisa la redacción, envío de correos y la atención de cualquier problema técnico relacionado con las páginas de la Academia.

En resumidas cuentas, un Project Manager es el hilo que une a todas a las personas que conforman un equipo y los hace ir en una misma dirección.

Y… también es aquella persona que recibe todas las quejas, trata de solventarlas y asigna nuevas tareas. Así que sí, también debes aprender a ser paciente.

¿Qué se necesita para ser un Project Manager?

La figura del Project Manager es fundamental para conseguir objetivos en una compañía, comenta Johanna en la entrevista; y aunque es una profesión con altas cargas de responsabilidad, no se necesita tener un título universitario ni estudios profesionales para ejercerla.

Sobre este tema, Llobet asegura que todo se basa principalmente en la acumulación de experiencias previas que de títulos en sí.

«Lo que hice yo fue formarme a través de varios cursos online e investigar todo aquello que me parecía interesante», comenta Laia sobre su formación.

El sector digital es un mundo lleno de posibilidades. La curiosidad y ganas de aprender de personas expertas sobre distintos temas es la clave para avanzar e ir abriéndote camino en el trabajo en remoto.

Al final del día, no depende de cuántos estudios universitarios ni títulos tengas. Se trata de motivación y estar abierta a las oportunidades que aparecen en el camino.

Eso sí, para trabajar como Project Manager si se necesitan algunas predisposiciones. Por ejemplo, las personas introvertidas quizás no se verían ejerciendo esta profesión, pues hay que hacer muchas videollamadas y estar en contacto con otras personas constantemente.

Sin embargo, hay personas que si se sienten atraídos por estos trabajos de gestión y organización. Y lo mejor de todo es que no tienen un horario fijo, sino que se trabaja por objetivos.

Herramientas para tener una buena comunicación con tu equipo de trabajo en remoto.

Para tener una buena gestión de grupo hay que tener canales de comunicación efectivos y rápidos. Aquí te dejo una lista con las herramientas que utiliza Laia para comunicarse en el trabajo remoto:

• Slack: Esta aplicación se ha vuelto superpopular en la mensajería para empresas. Nos deja comunicarnos de forma fluida en canales y grupos. Además, tiene un diseño atractivo y, otra ventaja muy importante, es gratuita y se puede usar sin pagar ni un solo centavo.
• Telegram: Esta app de mensajería sirve para separar tu vida profesional de la vida personal. Para la vida personal esta WhatsApp; y para el trabajo puedes usar Telegram. Allí tendrás contacto directo con todos los miembros del proyecto y colaboradores externos.
• Asana, Trello o Infinity: Existen varias herramientas para organización y gestión de tareas. Estas sirven para coordinar al equipo, las tareas que cada miembro debe hacer y las fechas de entrega de cada una de ellas. Las tres mencionadas tienen un funcionamiento similar, se agrega al equipo a una especie de calendario en la que se asignan tareas, plazos y prioridad de las mismas. También se puede monitorear el progreso de las tareas y las horas invertidas en cada una por cada trabajador.

3 Tips para lograr una buena comunicación en el trabajo en remoto.

1. Acordar cuándo usar cada canal de comunicación.

Es importantísimo siempre definir la forma en la que debemos comunicarnos en cada situación. Qué canal utilizar en el caso de mensajes urgentes para ser leídos lo antes posible y cuáles serán los canales rutinarios de prioridad media.

Se deben establecer ciertas reglas en aras de que la comunicación sea lo más fluida posible. La idea es que ningún mensaje deje de llegar a su destino porque se envió por un canal erróneo o fue visto muy tarde por no haber empleado la herramienta adecuada.

2. Saber cuándo es necesaria una reunión.

Hacer videollamadas de forma recurrente ayuda a tener buena cohesión en el equipo y tener ese espíritu de compañerismo necesario para alcanzar metas conjuntas.

Sin embargo, no siempre es necesario hacer videollamadas. Estas reuniones deben hacerse para explicar temas complejos que no puedan ser resueltos por chat.

Eso sí, es mejor hacer una reunión rápida de 15 o 20 minutos que pasar más de una hora intentando explicar por chat algo que es más fácil entender de forma oral.

3. Hay que mostrarse disponible en tu horario de trabajo en remoto.

Sí, en el trabajo digital no hay horario fijo, pero eso no quiere decir que no tienes que estar disponible para el trabajo.

Lo más recomendable para tener una buena comunicación es definir un horario de trabajo en el que estés abierto a responder mensajes laborales, para que tus compañeros sepan cuándo puedes atenderles y resolver sus problemas.

Y para ello solo hay que utilizar el sentido común. Contestar rápido y a horas prudentes para nuestros compañeros de trabajo. No hay que estar todo el tiempo mirando el chat, solamente entrar de vez en cuando para ver si alguien necesita que resuelvas algún percance o necesita alguna ayuda en un tema.

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Muchísimas gracias por haber llegado al final del artículo. Espero que los consejos que Laia Llobet, directora operativa de la Academia, ha traído hoy al blog te sean de utilidad para mejorar tus comunicaciones con tus compañeros de trabajo en remoto.

No olvides que en el blog hay muchas más entradas referentes al trabajo virtual y cómo ganarte la vida sin salir de casa.

¡Nos vemos en el siguiente artículo!