Cómo crear una rutina de trabajo remoto

Cuando trabajas desde remoto lo que más valoras es la flexibilidad para manejar tu tiempo, pero esto suele traer como consecuencia menos organización y más distracción. Hablemos de cómo crear rutina diaria de un trabajador.

Para trabajar desde casa, es conveniente adaptar un horario y practicar nuevas rutinas que te funcionen para lograr un entorno favorable.

Las siguientes recomendaciones te mostrarán cómo crear una rutina que te funcione cuando trabajas desde remoto con el fin de hallar un equilibrio y conciliar tu vida personal con la laboral.

Establece tu espacio de trabajo confortable.

Cuando trabajas desde remoto, que suele ser desde tu casa, es conveniente definir un espacio dentro de tu vivienda en el que puedas localizar tu área de trabajo.
Si no dispones de una habitación libre para utilizar como oficina, busca un lugar que puedas utilizar como espacio de trabajo y, de ser posible, que tenga luz natural. Debe ser un espacio alejado de fuentes de distracciones; lo ideal, que tenga una puerta que se pueda cerrar.

En el caso de que ese espacio que definas coincide con el de alguien de tu familia, un buen hábito sería el de organizar una agenda de actividades, acordando un equilibrio entre todos. Informa cuando necesitas silencio, en caso de tener que mantener una videoconferencia.

Además de contar con un buen computador portátil, se recomienda invertir en un escritorio adecuado y una silla cómoda, para trabajar cómodamente.

Mantener este espacio limpio y ordenado, con todo lo que necesitas a mano, te ayudará a permanecer centrado.
Todo esto favorece las condiciones para el trabajo a distancia y advierte a los que conviven contigo que estás ocupado; asimismo, ayuda a no mezclar las actividades personales con las laborales.

Si aún así no logras establecer tu espacio de trabajo o requieres cambiar de ambiente, hay opciones como los espacios de coworking o un lugar público con conexión Wi-Fi.

Implementa hábitos de trabajo.

Uno de los inconvenientes que salen a relucir cuando trabajas desde remoto son las distracciones. Para evitar despistarse, es importante determinar un horario de trabajo y establecer hábitos apropiados para poder cumplir tu propósito personal y tus metas laborales.

Para ello, debes considerar las siguientes pautas:

• Levantarse a la misma hora.
• Vestir ropa de trabajo.
• Marcar una hora para comenzar y una hora para terminar.
• Fijar horario para comer.
• Definir los momentos de descanso.
• Programa tiempo libre para pasar con la familia y los amigos.

Es importante, como práctica saludable, establecer unos hábitos para evitar las interrupciones que afecten a tu concentración y prevenir la procrastinación. Atiende las cosas menos relevantes en otro momento: las redes sociales, los mensajes (WhatsApp, Email, Messenger, …), las llamadas y las tareas personales.

Pero esto no quiere decir que el horario sea inamovible. Uno de los beneficios de realizar trabajo desde casa es la flexibilidad. Esto quiere decir que siempre podrás adaptar tu horario a una rutina alternativa, según las necesidades.
Y recuerda que para adaptar tu horario y hacer que funcione, tienes que ser constante con los hábitos establecidos.

Define un método de administración de tareas.

Para que puedas realizar tus funciones cuando trabajas desde remoto de forma organizada, es importante implementar un método de administración de tareas. Esto te permite elaborar una lista de tareas y establecer la jerarquía de las actividades.
Existen diversos métodos para organizar las tareas:

El Método ABC designa un orden de precedencia a las tareas en función de su importancia y urgencia en tres categorías.
Categoría A, las que son más importantes y urgentes.
Categoría B, las que son importantes, pero no urgentes.
Categoría C, las que no son relevantes, ni importantes ni urgentes.

El Método de los Cuatro Cuadrantes divide la lista de tareas de acuerdo a su urgencia e importancia en cuatro secciones:

• Las tareas urgentes e importantes, las que tienen plazos o prelaciones.
• Las tareas importantes, pero no urgentes, las que no tienen un plazo definido.
• Las tareas que son urgentes, pero no importantes; las que se pueden delegar.
• Las tareas que no son ni importantes ni urgentes, las que se pueden hacer en cualquier momento.

El Método SMART tiene como propósito el de simplificar el proceso de toma de decisiones y ayuda a orientar el esfuerzo en los objetivos y metas planteados. Contribuye a priorizar las tareas en base a 5 fundamentos:

S (Specific) Específico. El objetivo debe estar definido de forma clara y concreta.
M (Measurable) Medible. Se debe poder medir el progreso de cada objetivo.
A (Attainable) Alcanzable. Que la meta se pueda alcanzar.
R (Relevant) Relevante. Cada objetivo debe tener una importancia y estar alineado con los demás objetivos.
T (Time-bound) a Tiempo. Establecer un plazo límite para lograr cada objetivo.

El Método GTD (Getting Things Done) Consigue hacer las cosas, ayuda a administrar el tiempo y organizar las tareas orientado realizarlas una a la vez siguiendo un proceso de 5 pasos:

Recopilar todo lo que se necesita recordar y descargarlo en un documento físico o digital, con el fin de dejar la mente libre.
Procesar las tareas, definiendo la naturaleza de cada una.
Organizar las tareas, priorizarlas y establecer un plan de acción.
Revisar periódicamente las tareas para dar seguimiento, reevaluar su prioridad y reorganizar si es necesario.
Ejecutar las tareas de acuerdo a lo planificado.

Utiliza una herramienta virtual para la Gestión del Tiempo.

Existen diversas herramientas virtuales para la gestión del tiempo en el que puedes incluir intervalos para darte pequeños descansos y recesos para realizar otras actividades pendientes.
Con estas aplicaciones para la gestión del tiempo lograrás concentrarte, aumentar la productividad, fomentar la creatividad, eliminar las distracciones y evitar la multitarea.

A continuación, te mostramos un listado de herramientas virtuales para organizar tu tiempo día a día:

Evernote. Esta herramienta fácil de usar que permite elaborar listas en un calendario, agregar información según se vaya avanzando en el trabajo y ver en todo momento lo que hay que realizar. Se integra con Google Drive, Outlook, Salesforce y Slack.

Google Calendar. Es una agenda y calendario virtual creado por Google, el cual con solo tener una cuenta G-mail dispones de varios servicios de forma simple: calendario, planificador, alertas y otros. Se puede sincronizar con tus contactos de correo y compartir eventos.

Pomodoro. Tiene una estructura sencilla: cada sesión de trabajo, consta de bloques de 25 minutos con descansos de 5 o 10 minutos. El objetivo es centrarse solamente en la tarea en curso, limitando las distracciones.

Trello. Esta herramienta permite organizar el trabajo por proyecto y dar prioridad a las tareas, según la jerarquía de las actividades preestablecidas. Funcionan por tablas y con interfaz participativa para comunicación y compartir archivos.

Otras herramientas que puedes explorar son: Asana, Clockify, Microsoft To-Do, Nozbe, Todoist, y Toodledo.
De todas las que mencionamos, algunas son gratuitas y otras ofrecen plan básico gratis.

Cuando trabajas desde casa eres el dueño de tu tiempo, así que tienes que aprovecharlo en tu beneficio. Esperamos que estas recomendaciones te puedan ayudar a ser productivo para conectar tus acciones con tus objetivos y metas, lo que te ayudará a reconocer la relevancia de cada tarea en función del fin.

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