Cómo mejorar tu comunicación digital para proyectos internacionales en el trabajo virtual

La comunicación digital es fundamental en el ámbito del trabajo virtual para llevar todos tus proyectos a buen puerto y tener una buena relación con tus compañeros de trabajo.

No importa si formas parte del equipo o si eres el líder; todas las partes del grupo deben tener la capacidad de comunicarse de la forma más efectiva y clara posible para evitar malos entendidos, confusiones y pérdidas de tiempo.

Además, este tema se debe profundizar mucho más cuando estamos tratando con personas de otros países; ya que sus culturas, idiomas y formas de expresarse pueden variar muchísimo entre sí.

Por todo esto, en este post te dejaremos varios tips para mejorar tu comunicación digital en proyectos internacionales; para que sepas transmitir muy bien tus ideas y dejar claras todas las informaciones necesarias para avanzar día a día.

⌨ Comunicación clara, formal y directa.

Aunque cada país cuenta con modismos, tonos de humor y diferencias en sus dialectos; la forma más efectiva de comunicarse siempre es clara, formal y directa.

Evita usar modismos o términos que solo sean conocidos en tu región o continente. Emplea palabras fáciles de entender y que sean reconocibles para todo el mundo; con un criterio de español neutro en todas tus oraciones.

Lo mismo ocurre si te toca hablar en inglés; no utilices palabras rebuscadas ni acortes demasiado las frases. Recuerda que puedes estar trabajando con personas que no tengan un nivel alto de inglés, así que mientras más básico sea todo lo que expliques, más fácil será para los demás entenderlo todo.

🔧Utiliza herramientas digitales para ahorrar tiempo.

En la actualidad, prácticamente todos los equipos de trabajo utilizan aplicaciones o herramientas de colaboración como Slack, Microsoft Teams, Trello o Click Up. En esencia, lugares en los que se pueden enviar mensajes en grupo, estructurar los encargos y organizar todos los procesos.

Utilizar estas aplicaciones, como Slack, te ayuda a tener un canal de comunicación claro que te garantiza que todos los trabajadores recibirán tus mensajes al mismo tiempo y sin sobresalto alguno. Además, ofrece una ventana para que todos expongan sus dudas y planteen sus ideas de una forma práctica y ágil.

El trabajador remoto tiene la obligación de adaptarse a nuevas tendencias y, por más tedioso que pueda parecer, estas aplicaciones están siendo muy utilizadas por pequeñas y grandes empresas. La mejor opción es familiarizarse con ellas y aprender a usarlas lo más rápido posible.

Eso sí, evita sobrecargarte a ti y a tu equipo de estas aplicaciones; con una o dos que utilices para distintas situaciones es más que suficiente.

🕐 Sé claro con los encargos y prioridades.

Tanto los trabajadores como los líderes de los proyectos deben ser muy claros a la hora de aclarar su horario de disponibilidad y plazos de entrega.

Por ello, es recomendable que uses siempre el mismo huso horario para referirte a tus horas laborables. Si trabajas en una empresa internacional, procura escribir tu horario en el huso horario que maneja la mayoría para evitar confusiones.

Además, intenta evitar frases ambiguas como «En un rato lo termino» o «ya falta solo un poco», pues estas consideraciones son imprecisas y añaden aún más incertidumbre en momentos de tensión.

Mide el tiempo que tardarás en hacer tus entregas de forma tangible, ya sea en semanas, días, horas o minutos. Y si necesitas que algo se haga de inmediato, recálcalo utilizando la palabra urgente para darle máxima prioridad.

🙌 Sé empático y construye vínculos con tu equipo de trabajo virtual.

Más allá de que tu relación con tus compañeros sea netamente laboral; siempre se debe ser cordial y empático con los demás, sobre todo en momentos en los que quizás están teniendo algún problema que les está afectando en su rendimiento o puntualidad.

Aunque todos tengan que cumplir un rol dentro de la empresa, al final del día todos somos humanos; y esos vínculos se deben reforzar en pro de la comunicación y la proactividad del equipo.

Asegúrate siempre de reconocer los logros individuales y colectivos del equipo para que cada trabajador se sienta valorado. Y si tienen un problema, muestra interés verdadero para intentar ayudarle, no basta solamente con cumplir un protocolo y luego olvidarlo.

🆗Abraza la interculturalidad.

Si te toca trabajar en equipos de trabajo virtual con una amplia mayoría de personas extranjeras y de una cultura diferente a la tuya, no tienes de otra que adaptarte a ellos para que toda la comunicación fluya mejor.

Puedes adoptar algunas palabras que ellos utilicen y añadirlas a tu léxico para empatizar con ellos y que entiendan más rápido lo que quieres decir. Al mismo tiempo, estarás aprendiendo sobre otras culturas y enriqueciendo tu lenguaje.

Si ellos hablan otro idioma, intenta escucharlos y familiarizarte con sus acentos, modismos y palabras. Aunque al principio sea difícil, creéme que las personas valoran los esfuerzos que haces para entenderles, esto creará un ambiente de buen rollo que facilitará toda la comunicación.

✅Valora las opiniones de los demás en el trabajo virtual.

Un error que cometen muchos líderes de proyectos y compañeros de trabajo es el de descartar y minimizar las ideas de otros trabajadores sin ni siquiera agradecer su intención o analizar seriamente sus propuestas.

La clave para que un equipo sea productivo y exista una buena relación es que cada uno se sienta una parte importante del grupo. Por ello, cada vez que alguien intente aportar por algo, por más errado o sin sentido que sea, dedícale unas palabras de agradecimiento para animarle a seguir contribuyendo con el grupo.

📝Elabora una estructura básica para mensajes importantes.

Para finalizar, te recomendamos que establezcas una estructura clara para los mensajes importantes, entregas o encargos que tengas que hacer en el grupo de trabajo.

Utiliza un mismo formato para la asignación de nuevas actividades, de manera que todo el equipo reciba con claridad cada mensaje y no se pierda ningún detalle. Por ejemplo:

• Encargado de la actividad: (nombre del área o trabajadores asignados)
• Nivel de prioridad de la actividad:
• Plazo estimado para su entrega:
• Detalles clave: (Puntos especiales a tomar en cuenta)
• Agradecimiento y motivación.

Finalmente, recuerda que la autoridad y el respeto se ganan a base de educación, responsabilidad y disciplina. Sé empático con tus empleados, valora sus opiniones y asegúrate de siempre tener una buena escritura en tus mensajes.

De esta manera, construirás una imagen de autoridad férrea pero también cercana con tus otros trabajadores; gestando una relación laboral sólida y productiva.

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Muchas gracias por haber llegado al final del artículo. Te recomiendo leer otros posts del blog de la Academia de Trabajo Virtual para más información sobre cómo ganar dinero desde casa.

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¡Nos vemos en el próximo artículo!