Cómo sacarle el máximo partido a una reunión de trabajo virtual

Una reunión de trabajo virtual es de vital importancia para abordar temas importantes dentro de una empresa. Más allá de que no sea un trabajo tradicional, la comunicación es clave para poder cumplir con los proyectos asignados de forma eficaz.

Existen muchos canales de comunicación para relacionarse en el trabajo virtual. Sin embargo, el más utilizado por la mayoría de personas cuando es necesario tratar temas importantes, son las videollamadas.

Y sí, a todos nos ha pasado que tenemos una reunión de trabajo virtual y no tenemos ni una pizca de ganas de asistir. Sin embargo, quizás al saber lo importantes y útiles que son aprenderás a sobrellevarlas de una forma más tranquila.

El motivo por el que muchas personas odian las reuniones es porque no ven su lado productivo. Por ello, es bastante normal que exista cierto rechazo hacia esta práctica, porque si se hacen mal se terminan convirtiendo en una pérdida de tiempo.

Por suerte, en el trabajo virtual las reuniones no son muy habituales. Conseguirás trabajos en los que ni siquiera le veas la cara a tu jefe; siempre te comunicarás por escrito.

Pero para que no sufras tanto si te toca tener una reunión de trabajo virtual, aquí te dejo unas consejos para que sean lo más llevaderas posible.

1. Comprueba la calidad de tu conexión a internet.

Por más obvio que sea, asegúrate que te vas a conectar a la reunión de trabajo virtual desde un lugar que tenga una buena conexión a internet. 

Así te evitarás todos esos problemas de mala recepción que hacen que no puedas oír bien a tus compañeros, que la aplicación te saque de la sala y un sinfín más de complicaciones que pueden existir por esto.

Cuando es necesario ver la pantalla de uno de los compañeros, también es obligatorio tener una buena conexión. Por el contrario, podrías tener problemas para ver letras pequeñas y entender toda la información.

Además, si vas a dedicarte plenamente al trabajo virtual, es importante que tengas una buena conexión a internet; pues será uno de tus medios de trabajo indispensables en todo momento.

Y para terminar este punto, por favor, conéctate 10 minutos antes para chequear que todo esté bien. Ya con eso comenzarás con el pie derecho.

2. Cierra todas las aplicaciones antes de comenzar la reunión de trabajo virtual.

Más allá de que, actualmente, contemos con computadoras mucho más modernas, una videollamada consume bastantes recursos.

Para evitar cualquier problema, lo mejor es cerrar todas las aplicaciones del ordenador antes de comenzar la llamada.

Cuando las llamadas exigen que pongas la cámara o ver la retransmisión de una pantalla; el consumo de recursos de tu PC aumenta. Por ello, siempre es mejor tener cierto margen para que no ocurra ningún problema con la app ni se cierre inesperadamente.

De esta forma, no habrá ninguna perdida de audio ni vídeo. Y, sobre todo, no perderás tiempo.

3. Pide al anfitrión que grabe la sesión.

Si el anfitrión de la sesión usa un programa como Zoom o Google Meet, tiene la posibilidad de grabar la llamada para uso posterior.

Este recurso es muy útil para revisar todos los detalles de la llamada; por si acaso a alguien se le cayó la conexión o no entendiste muy bien algo que se dijo en la reunión.

También es súper útil si la reunión de trabajo virtual está en un idioma que no domines al 100%.

4. Cierra todas las pestañas del navegador antes de entrar a la reunión de trabajo virtual.

A muchos streamers ya les ha pasado que muestran cosas que no quieren cuando están en directo y, precisamente, lo mismo puede pasarte a ti si no cierras todas las pestañas antes de comenzar una llamada.

Del mismo modo, esto te ayudará a proteger tu privacidad y evitar distracciones a la hora de la reunión, te permitirá enfocarte plenamente en los temas que se aborden allí.

Para evitar cualquier imprevisto, siempre es mejor tener tu espacio digital de trabajo limpio. Así todo el ordenador va más rápido, no hay distracciones ni posibles problemas de privacidad.

5. Sé puntual (por favor).

Si tú quieres que respeten tu tiempo, lo mínimo que debes hacer es respetar el tiempo de los demás. Si tú llegas tarde a una reunión de trabajo virtual, estás haciendo que otras personas que fueron puntuales tengan que quedarse más tiempo de lo que esperaban por tu fallo.

Conectarte tarde implica a tu anfitrión a que la reunión termine más tarde. Esos minutos de retraso pudieron ser invertidos por tus compañeros y por ti para terminar otras tareas que tenían pendientes y librarse más rápido de sus cargas laborales.

Además, por lo general, todas estas reuniones se planifican con tiempo. Por ello, hazte un favor a ti y a tus compañeros y no llegues tarde. Organízate para respetar esos pequeños momentos en los que te piden seguir un horario, que no es lo común en el trabajo virtual.

6. Llega preparado a la reunión de trabajo virtual.

Lo normal es que la empresa siempre avise los temas a tratar en la reunión de trabajo virtual. Si estás enterado de ello, créeme que todo fluirá más rápido y podrás cortar la llamada antes de lo que esperas.

Es importante que antes de conectarte revises toda la información y tengas apuntado los aportes que puedes dar sobre los distintos temas.

Además, todo esto te ayudará a tener contexto y sacarle el verdadero provecho a las reuniones. Tú como trabajador también debes estar atento para resolver todas las dudas que surjan acerca de tus labores; y no hay mejor lugar que estas reuniones para disiparlas.

Haz un listado de puntos que quieras que se aclaren en la reunión. Así si la reunión está terminando y ves que no se han cumplido estos puntos, puedes preguntar todo lo necesario al respecto.

7. Asegúrate de tomar apuntes de la reunión.

Puedes utilizar una libreta o un bolígrafo para tomar apuntes rápidos que quieras recordar de la reunión de trabajo virtual.

Algunas personas optan por anotar las cosas en su teléfono móvil; pero como el celular puede distraer, un cuaderno o libreta puede ser más práctico.

Tomar apuntes te ayuda a estar más concentrado y creéme que todo será más fácil para ti.

8. Da una imagen profesional en tus reuniones.

Más allá de que el trabajo virtual no exige vestimenta formal, chaqueta o tacones; siempre hay que proyectar una buena imagen profesional al momento de reunirnos por vídeo.

Un tip que te puedo dar para lograr esto es que siempre coloques la cámara a la altura de tus ojos. Por más simple que parezca, esto te ayudará a tener un buen ángulo que capte correctamente tu rostro y que sea agradable a la vista.

Por supuesto, asegúrate también de limpiar y ordenar las cosas que puedan aparecer detrás de ti en la toma. Recuerda que en el ambiente laboral es importante siempre dar una buena imagen, no descuides ningún detalle.

9. Utiliza una iluminación frontal.

La iluminación también es importante para lograr una buena presentación en llamada. Utiliza siempre una iluminación frontal, que te ayude alumbrando los rasgos de tu rostro para que estos se muestren claramente.

vita situarte en zonas donde tengas una ventana detrás, pues podrías quedar a contraluz y tu rostro se vería completamente oscuro.

Tampoco son muy recomendables las luces a los lados porque pueden crear sombras en tu rostro y dar efectos indeseados en tu imagen.

10. Busca un fondo neutro.

Y como último consejo, escoge una zona que tenga un fondo neutro para tus llamadas. Si tienes alguna pared blanca o de un color sólido, sirve perfectamente para ello.

Claro, no muchos tienen el espacio para ubicarse donde quieran, pero lo más importante siempre es dar una sensación de orden.

Cuando el fondo no es llamativo, los demás participantes no tendrán ningún elemento de distracción y se concentrarán plenamente en lo que dices.

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¡Nos vemos  en el próximo artículo!