Herramientas útiles para trabajar desde casa como asistente virtual

Uno de los oficios más convenientes para trabajar desde casa es el de asistente virtual, un trabajo que se ha vuelto muy popular porque puedes hacerlo desde cualquier parte del mundo.

Y es que no solamente grandes empresas necesitan de asistentes virtuales, también existen personas particulares que prefieren delegar parte de sus gestiones administrativas a un empleado de confianza, por lo que es un empleo que actualmente tiene mucha demanda.

Además, tiene como ventaja que solamente necesitas un ordenador y conexión a internet para ganarte la vida con ello.

Tampoco es un trabajo que requiera de mucha experiencia, solo debes tener ganas de aprender y saber qué herramientas necesitas.

Y, precisamente, en este post te hablaremos de esas herramientas útiles que todo asistente virtual debe tener para trabajar desde casa.

Con estas aplicaciones no solamente ahorrarás tiempo, sino que convertirás en una persona más productiva y fiable para tu empleador.

Por ende, quédate leyendo hasta el final y toma nota de la enorme utilidad de las herramientas que te presentaremos a continuación.

Google Drive, compañera imprescindible.

Esta herramienta será una de tus principales aliadas como asistente virtual, pues en ella podrás almacenar todo tipo de datos importantes en la nube.

Los 15 GB que ‘presta’ su plan gratuito te serán más que suficientes para gestionar y respaldar esos archivos que no debes perder.

Ademas, Google Drive te permite crear carpetas para mantener todo completamente organizado y al día, pues podrás añadir y eliminar contenidos cuando te plazca.

También puedes darle acceso a otras personas desde la plataforma, para que ellos mismos puedan revisar, editar y modificar los archivos.

Y estas son solo algunas de las ventajas que tiene este servicio, que además también se puede usar desde tu móvil y desde cualquier lugar en el que puedas abrir tu correo de Gmail.

Discord y Slack, la mejor vía de comunicación.

Sí, ya sabemos que la gran mayoría de personas se comunica con sus seres queridos vía WhatsApp, pero quizás esta no es la vía más profesional para hacerlo con tus clientes o jefes.

Por eso ha llegado el momento de conocer Discord y Slack, dos maravillosas aplicaciones que utilizarás para gestionar tus conversaciones.

Comencemos por Discord, la mejor herramienta actualmente para gestionar grupos, ya que permite crear canales para cada actividad.

Además, desde Discord podrás aprovechar funciones como compartir pantalla, ideal para dar reuniones de trabajo o dar una pequeña muestra a tus jefes.

Y por si fuera poco, la latencia de Discord es bajísima por la calidad de sus servidores, por lo que las llamadas funcionan muy bien y podrás mantener una comunicación entendible y fluida.

Ahora hablemos de Slack.

Slack tiene muchísimas ventajas, la primera de ellas es que su plan gratuito abarca muchísimas funcionalidades sin tener que pagar ni un peso.

Esta aplicación, que podrás usar desde el ordenador y tu móvil, te permite crear distintos grupos y conversaciones con temáticas e integrantes distintos.

Puedes separar cada tema y tenerlo en una conversación distinta, de manera que jamás se mezcle información de dos proyectos diferentes.

Además, puedes agregar a terceros a tu espacio de trabajo e incluirlos solo en las conversaciones relevantes para ellos.

Si de similitudes hablamos, es una especie de Discord laboral que te permitirá gestionar efectivamente todas tus actividades.

Y, de paso, se puede enlazar con otras aplicaciones como Trello, de la que hablaremos a continuación.

Trello y Asana, organiza todo y a todos.

Actualmente existen varias herramientas en internet que te ayudarán a planificar tu calendario y rutinas de forma didáctica y muy visual, pero Trello y Asana son las que más despuntan entre estas.

En Trello y Asana puedes hacer tu cronograma de tareas diarias de una forma muy sencilla, didáctica, intuitiva y visualmente agradable.

Las apliaciones, que también podrás usar desde tu teléfono, te permiten crear distintas carpetas, pestañas y grupos para organizar todas tus actividades.

A cada actividad le puedes poner fecha de entrega, su nivel de prioridad, quien será el encargado de hacerlo y hasta recordatorios diarios que te llegan a tu móvil o al correo.

Puedes desmenuzar cada actividad por distintos milestones, así podrás monitorear tu progreso diario y el de otros compañeros.

Además, puedes darle acceso a tus clientes para que ellos mismos también programen las tareas que quieren que tú hagas y el tiempo en el que quieren que sean completadas, todo sin tener que cruzar palabra y de forma totalmente automatizada.

Como dijimos anteriormente, Trello puede enlazarse con salas de Slack para que, al marcar que una actividad fue completada, la herramienta mande un mensaje a una conversación de Slack para notificarlo.

Y lo mejor, puedes usar ambas aplicaciones sin tener que gastar un solo peso para disfrutar de increíbles y útiles funciones.

MailChimp, tu mejor aliado para la gestión de correos.

Otra de las actividades más tediosas que debe realizar todo asistente virtual al trabajar desde casa es la gestión de correos.

Las empresas, por lo general, manejan distintas cuentas de correo electrónico según sea su fin comunicativo, ya sean correos internos, institucionales, comerciales y más.

Por eso es indispensable que aprendas a manejar MailChimp, una herramienta capaz de fusionar todos tus correos y hacer que puedas enviar varios mensajes con un solo clic.

Su plan gratuito cuenta con un gran número de beneficios, como poder personalizar cada uno de tus correos y mucho más.

Además, también puedes medir las estadísticas y el impacto que generan tus campañas en los receptores de los mensajes.

Con MailChimp todo son ventajas, así que no dudes en darle una oportunidad. Si buscas otra opción más sencilla, puedes probar con Thunderbird.

EveryTimeZone, que nunca se te olvide el horario de tus clientes.

Otra de las bondades de trabajar desde casa es que puedes comunicarte con personas de todos los continentes, sin importar la distancia.

Sin embargo, es muy importante que cuides las diferencias horarias que existen entre distintos clientes para enviar mensajes a las horas adecuadas y así ser más efectivo en tus comunicados.

Para esto existe la herramienta EveryTimeZone, un lugar en el que podrás consultar rápidamente la hora que es en cada sitio del mundo.

Además, el sitio te permite comparar qué hora es en tu lugar de residencia y en el hogar de otro cliente, para que así puedas ir automatizando el cambio en tu mente.

Puede parecer un detalle minúsculo, pero cuando tienes clientes de distintos países del mundo, EveryTimeZone se convierte en un aliado indispensable.

LastPass, administra tus contraseñas automáticamente.

Y si ya hablamos de lo tedioso que puede ser la administración de correos, imagínate si a eso le sumamos otras cuentas como redes sociales, foros y más.

Es normal que al manejar tantísimas cuentas se nos traspapele una que otra contraseña, así que ya te contamos cuál es la solución al problema.

Hablamos de LastPass, una herramienta ligera y muy útil que te permitirá gestionar automáticamente todas las contraseñas que utilices en el ordenador.

Se puede hallar como extensión gratuita de Google Chrome y, aunque su versión gratuita tiene funciones limitadas, es una herramienta a la que sin duda debes echarle un ojo.

Pexels, el banco de imágenes más fiable.

Dentro de tu catálogo de herramientas útiles debes tener siempre un banco de imágenes stock que puedas utilizar para tu correo.

Las imágenes de stock son aquellas que puedes utilizar en una página web, correos o redes sociales sin tener que pagarle directamente a su creador.

Existe una larga lista de bancos de imágenes en internet, pero para nosotros el más versátil, fiable y con más calidad es Pexels.

Pexels te proveerá de todo tipo de imágenes de stock para tus redes sociales, correos y más; todas con distintos formatos y la mayoría sin costo alguno.

De hecho, ni siquiera tienes que crearte una cuenta, solo con entrar y elegir las imágenes que más te guste basta. También puedes alternar con Shutterstock y Pixabay.

WeTransfer, lo mejor para trabajar desde casa enviando archivos.

Otra herramienta súper útil que caerá de perlas para todos los traffickers y gestores de archivos de una empresa.

Hablamos de WeTransfer, una página web que te permitirá enviar cualquier tipo de archivo al correo de otra persona de forma muy rápida.

Lo único que debes hacer es entrar a la web y, literalmente, subir el archivo; indicar tu correo y el del receptor, nada más.

Eso sí, a las cuentas gratuitas y usuarios no registrados solo se les permite enviar un máximo de 2GB por cada transferencia que hagan.

Pero este escollo puede superarse rápidamente dividiendo archivos grandes con herramientas como WinRar, si es que no puedes pagar la membresía Pro.

Los archivos llegan al remitente sin problema alguno y de forma inmediata; y hasta te notifica cuando ellos descargan lo que has enviado, así que no pueden ni siquiera mentirte al respecto.

Canva, para diseños rápidos.

Cerramos la lista con una de las herramientas más populares actualmente para trabajar desde casa por la facilidad que da para diseñar en redes sociales.

Canva es la herramienta por excelencia para crear diseños rápidos que podrás utilizar en Instagram, Facebook o correos.

Además de eso, Canva también te permite crear presentaciones al estilo del ya antiguo Powerpoint, con un sinfín de posibilidades creativas en su versión gratuita.

La mayor ventaja de esta app es que no necesitas ningún conocimiento profesional sobre el diseño gráfico para sacarle partido.

Su interfaz intuitiva y sus plantillas predefinidas te permitirán crear diseños de aspecto profesional en pocos minutos, perfecto para ahorrar tiempo.

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